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【印象UP】ちょっとしたことで印象がUPする電話対応のコツ伝授します
なかなか落ち着いてできない電話対応。
相手が急いでいる時は興奮状態になっている可能性があります。
このような時、私たちは冷静に対応しなければいけません。
焦らず、好印象を与える電話対応ができるといいですね。
今回は印象UPする電話対応のコツ、なぜ電話対応でテンパってしまうのか、おすすめのメモ帳について紹介します。
印象がUPする電話対応のコツ
電話の近くにメモを用意しておく
電話の近くには、必ずメモを常備しましょう。
大きめのふせんやノートを用意しておくと便利ですよ。
伝えなければいけないこと、聞き返したいことをメモしておくことで見えない相手への配慮に繋がります。
かける前に要件を整理する
こちらから相手に電話をかける場合は、事前に要件を整理しておきましょう。
伝え忘れたことがあると、相手にもう一度電話をかけなければなりません。
これでは相手の時間を奪ってしまいますよね。
要件を整理したうえで、確認する順番を決めておくとスムーズに確認できます。
よく使う枕詞は覚えておく
本題に入る前の「枕詞」を使うことで相手に丁寧で誠実といった印象を与えられます。
下記の枕詞は覚えておくとよいでしょう。
・恐れ入りますが～
・お手数おかけしますが～
・左様でございましたか～
・もしよろしければ～
・申し上げにくいのですが～
相手が電話をしているニーズを把握する
常に「相手が電話をしているニーズ」を把握することを心掛けてください。
相手には「電話をかけた目的」があるはずです。
相手の目的を念頭に置き、そこから話がそれないように気をつけましょう。
これは相手に「自分のことをわかってくれている」と好印象を持つことに繋がります。
いつもよりも明るくハキハキと話す
電話ではいつもより明るくハキハキと話しましょう。
「表情」や「身振り手振り」が伝わらない分、明るく話さないと、無愛想に感じられてしまいます。
笑顔で話せば、声は自然と明るくなります。
相手が怒っているときや謝るときは、見えないですが申し訳なさそうな顔をして、お辞儀しながら話してもいいかもしれません。
感情を声に乗せることがポイントです。
なぜ.電話対応でテンパってしまうのか
「正直会った方が楽」
「できればメッセージで対応したい」
と感じている人は多いと思います。
電話では対面で得られるジェスチャーや表情といった、視覚的情報を得ることができません。
メールやSNSみたいに用件を目で見て確認することもできません。
しかも電話は対面と同じように、すぐに対応しなければならないことが多くあります。
特に初めて会社の電話を取った時は頭の中に「？？」が浮かんでしまいますよね？
テンパってしまう明確な原因は「緊張」「準備不足」「経験不足」の３つです。
きちんと聞き取らなければいけないプレッシャーという「緊張」。
事前の知識がなかったり、聞く体制が整っていないなど「準備不足」。
どうすればいいのかわからないなどの「経験不足」。
これを解決しないと自信をもって電話対応できませんよね？
やりすぎと思うくらいの準備や心構えを普段からしておきましょう。
おすすめのメモ帳３選
電話対応でおすすめのメモ帳を紹介します。
Amazonベーシック「細罫ライティングパッド」
罫線幅が6.3mmと狭いため、たくさん書き込めます。
裏地に使用された厚紙がクリップボードの様な役割を果たすので立ったまま書くことが可能です。
12冊のセットなので、コスパ抜群です。
デザインフィル「ミドリリングメモ パッと 白」
剥がして使う、リングタイプのメモ帳です。
用紙の左側にだけのりがついているため、使用済み・未使用のページが分類されて開くことができます。
2.5mmの細かな方眼タイプのため、小さな文字や図などが書きやすいですよ。
エヒメ紙工「SHIKI ブロックメモ1000BL」
1000枚入りなので惜しみなく使えます。
無地タイプなので、文字だけでなく絵を描くなど用途に合わせて自由な使用が可能です。
また好みの厚さで小分けにできますので、さまざまな場所で使えますよ。
まとめ
今回は印象がUPする電話対応のコツを紹介しました。
些細なことかもしれませんが、やるだけで随分と印象が変わります。
いきなり全てをやることは難しいので１つずつ覚えていきましょう。
