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【必見】緊張せずに電話対応ができるコツを教えます

「電話対応で緊張してしまう」

「うまく話せないから何とかしたい」という方は必見です！！

今回はなぜ電話対応で緊張してしまうのか、その対策をお伝えします。

電話に緊張してしまう理由

なぜ電話は緊張してしまうのでしょう。

それは電話に対する「不安要素」が原因で緊張を感じてしまうからです。

それは下記の理由があるからです。

会ったことがない人と話すのが怖いから

職場にかかってくる電話は、実際に会ったことがない人からのものが殆どですよね。

相手の表情が見えないこともあり、「ちゃんと伝わっているか」などと無意識に考えて緊張してしまいます。

相手に失礼にならないように丁寧に答えようと考えると、どのように伝えたらいいか混乱して、緊張を感じてしまうこともあるかもしれません。

失敗が怖いから

電話をする前に、「うまく話せないのではないか」と緊張してしまうこともあります。

「対応は適切か」などと気にしてしまうと、さらに緊張してしまいますよね。

これは、職場で間違った受け答えをしてしまうと、会社の信用を失う、売上が減るなどリスクを考えすぎてしまっているからです。

失敗を恐れすぎると、過剰に緊張してしまいます。

無意識に自分を追い込んでしまっているかもしれません。

急な質問に答えられるか不安になるから

電話は、いつ、どのような内容でかかってくるのか予測がつきませんよね。

「イレギュラーな質問に答えられるだろうか」と不安になってしまうことで緊張してしまいます。

自分が予測していないことを聞かれるとパニックになってしまいがちです。

どんなパターンでも対応できるように準備をしておきましょう。

電話で緊張しない方法

いくら緊張しても電話対応ができないと業務に支障が出てしまいますよね？

ここからは電話で緊張しない方法を紹介します。

話す内容をまとめておく

仕事で重要な相手と電話をする時は「きちんと話さないといけない」という緊張感に襲われがちです。

予期せぬ質問にパニックになったり、話そうとしていた内容が緊張でとんでしまうこともありますよね？

電話する前に、どんなことを話すのか会話内容をまとめておきましょう。

伝えたい内容をメモすることで緊張している時やパニックになった時も、話を進めることができます。

話したい内容を箇条書きにし、相手に用件を伝え終えたらチェックを入れていくといいですよ。

用件が複数あっても、緊張してすべて伝えきれないというミスを防ぐことができます。

事前にメモの準備をしておく

緊張から会話内容をきちんと覚えていない人もいます。

伝言を頼まれた際には、「相手に伝えなければいけない」という思いから、より緊張を感じてしまいます。

会話の内容をメモに書き出しておけば、緊張しても内容を忘れる心配はありません。

伝言を伝える時もスムーズですよ。

テンプレートを作る

仕事の電話では突発的な会話だけでなく、自己紹介や自社の説明など定番のフレーズもあると思います。

事前にいくつかのテンプレートやトークスクリプトを作成して会話の練習をしてみましょう。

何度も言い慣れた会話の内容であれば緊張を感じることは少なくなっていきます。

ある程度経つと取引先相手などで緊張をしても、すんなりと口に出すことができるはずです。

場数を踏んで慣れる

自ら電話を避ける行動は、いつまでも苦手意識を改善できず業務に支障をきたす恐れがあります。

慣れるためにも、あえて電話をする回数を増やしてみましょう。

回数を重ねることで会話のコツをつかんだり電話先の人と仲良くなったりと、自然に緊張感も和らいでいきます。

完璧な対応を目指そうとしない

そもそも電話では本当に必要なことを伝えることが出来れば問題ないです。

そのため相手に不快な言葉遣いや態度を取らなければ大丈夫ですよ。

もし、分からないことがあれば一言断りを入れてかけなおすなどの対応をとりましょう。

完璧を意識しないだけで責任感から来る緊張がほぐれ、適度な付き合い方が分かってくるはずです。

落ち着いてゆっくり話す

緊張していると、無意識に早口で話してしまいがちです。

話すテンポが速くなると緊張に拍車がかかってしまい、ミスをしやすくなります。

普段から意識的にゆっくり落ち着いて話すことを心掛けましょう。

上手な人の電話対応をまねする

周りに電話対応が上手な人はいませんか？いるのではないでしょうか。

電話が上手な人は、大抵決まり文句があったり細やかな工夫をしています。

そういった人の電話を聞いて、良かった対応を積極的に真似しましょう。

電話と対面では声が違う？？

よく電話で聞いた声と実際に会った時の声が違って聞こえたりしませんか？

実は、通話中に聞こえてくる電話の声は相手から実際に発せられた声ではありません。

声が似ている別人の声なのです。

声の特徴をそのまま再現して相手へ伝えると膨大なデータ量となり、回線がパンクしてしまいます。

そのため、声の辞書である「コードブック」から似ている声を選び出して、通話相手へ伝えているため違って聞こえるのです。

まとめ

今回は電話対応で緊張してしまう理由と対策を紹介しました。

電話対応では相手の顔が見えない分、不安要素が高まり緊張してしまうということでした。

ですが緊張してしまい肝心なことが話せないのでは意味がありません。

緊張してしまう時こそきちんと準備をすることで相手への配慮に繋がります。

回数をこなして自信をつけていきましょう。